שנת 2021 בפתח – זה הזמן לבנות תוכנית עבודה שנתית

השנה שהסתיימה היתה מאתגרת ומאופיינת בשינויים כלכליים מאסיביים בשוק: המדיניות הממשלתית משתנה בתכיפות, יש סגר קורונה – אין סגר, קשה לעקוב. הרגולציה הממשלתית והעירונית משתנה ללא עקביות, כללי המיסוי ומדיניות האשראי משתנים, הביקושים ודפוסי הצריכה בשוק מאד תנודתיים, המדיניות של הכנסת פועלים זרים משתנה בתכיפות, וכל השינויים האלו מקשים על חברות בענף להתמודד עם המצב ומנהלים מרגישים מאוימים ונואשים.

למרות כל חוסר הוודאות שמאפיין את התקופה, כל הנהלת חברה, בכל תחום ובכל גודל חייבת לבחור בבנית  תוכנית עבודה שנתית לקראת השנה החדשה. אפשר לכלול כמה תרחישים עם תוכנית לכל תרחיש, אבל אסור לוותר על בנית תוכנית עבודה שנתית.

למה חשוב לבנות תוכנית עבודה שנתית?

התוכנית מאפשרת למנהלים ולצוות העובדים לפעול לטובת השגת אותן מטרות ולמימוש אותם יעדים מוגדרים וידועים, כולם ממוקדים.

התוכנית יוצרת מסר ברור ושקיפות גם מול בעלי עניין אחרים בחברה לדעת לאן הולכים: הבעלים, הדירקטוריון, בעלי המניות, משקיעים, בנקים ומקורות מימון ועוד והיא יכולה לשמש את החברה במהלך עבודתה מול הסביבה החיצונית שלה במגוון מצבים.

מה כוללת תוכנית עבודה?

חזון

נשמע מונח מפוצץ, אבל בתוכנית העבודה – זה הזמן לדבר על חזון, להגדיר לשם מה החברה קיימת ומה מניע את פעילותה, מה הייעוד שלה והערכים שלה. חשוב שהחזון יתייחס לתמונה רב מימדית בעיני הבעלים, הלקוחות, צוות החברה ומנהליה, וכן – גם בעיניים חברתיות.

החזון צריך לתת השראה, לעורר, להיות ברור ופשוט ושיבדל את החברה. חזון צריך להיות רהוט כך שיהיה קל לתקשר אותו ולהסביר אותו לכולם.

בתכנון חזון החברה חשוב להשקיע בשיתוף מגוון הגורמים בחברה: בעלים, מנהלים, עובדים מכל שכבות הארגון, ולהגדיר גוף או צוות שיהיו אחראים על התהליך ותוצאותיו.

יעדים ומטרות

חזון הוא "הכיוון בגדול", איך החברה תראה כאשר היא תהיה במיטבה. אבל את החזון צריך לפרוט ליעדים ומטרות. לדוגמא: אנחנו רוצים להיות החברה היזמית המובילה בתחום ההתחדשות העירונית – יכול להיות חלק מהחזון.

ביעדים ומטרות אפשר להגדיר כמובן אחוז רווח, יעד הכנסות, יעד גידול בהכנסות ועוד. כדאי להגדיר גם יעדים ומטרות מעשיים, לדוגמא:

• יעד לשנת 2021 – להיות החברה היזמית המובילה בעיר כפר סבא.
• מטרה לשנת 2021 – להגיע ל- X פרויקטים בביצוע בכפר סבא בהתחדשות עירונית, 70% מהדירות בפינוי בינוי, והיתר בתמ"א 38/2.

דוגמא אחרת, קבלן יכול להגדיר:

• חזון: להיות חברה מבצעת מובילה בתחום הבניה הרוויה.
• יעד לשנת 2021 יכול להיות – להתחיל בניה של X פרויקטים
• מטרה לשנת 2021 יכולה להיות -להתחיל בניה של X פרויקטים של התחדשות עירונית בגודל של 200 יח"ד ומעלה.

תוכנית עבודה:

עם כל הכבוד לחשיבות הגדרת חזון, מטרות ויעדים, את אלו אי אפשר לבצע, אלו תוכניות ומטרות אבל לא פעולות.

במסגרת בנית תוכנית עבודה שנתית אנחנו מתרגמים את כל אלו לפעולות: מה צריך לעשות כדי לממש את היעדים והמטרות של החברה.

איך מתחילים לבנות תוכנית עבודה שנתית?

אם למשל אנחנו מגדירים כיעד שנתי להכניס למשרד אדריכלים עוד 120 פרויקטים חדשים לתכנון זה אומר שבכל חודש אנחנו צריכים להכניס עוד 10 פרויקטים. נשמע פשוט נכון?

אבל לפעמים נדרשים צעדים מקדימים כדי להשיג את היעד הזה: מהלכים שיווקיים, מהלכים מכירתיים, פיתוח עסקי, הכנסת תחומי מומחיות חדשים לרפרטואר היכולות של המשרד, אולי התמחות באזורים או ערים נוספות, רישום למאגרי מתכננים ועוד. את כל המהלכים האלו חייבים לתכנן על פני זמן שהגיוני לבצע.

ייתכן שלאחר התכנון של המהלכים המקדימים האלו, נבין שנוכל להשיג את היעד במלואו רק בשנת 2022, אבל כך נוכל לצאת לדרך ביישום התוכנית להגשמת היעד.

ייתכן שנבנה שתי תוכניות, האחת – בתנאי שוק מתאושש מקורונה, מימוש היעד יהיה בטווח קצר, לדוגמא: עד 12/2021, ובתנאי שוק בהאטה מתמשכת – היעד יהיה נמוך יותר או שנשיגו בטווח ארוך יותר, לדוגמא – עד 12/2022.

איך בונים תוכנית עבודה

אנחנו מתחילים לבנות תוכנית "שטוחה". לדוגמא: אם רוצים להכניס למשרד 120 פרויקטים בשנה, כל חודש נכניס 10 פרויקטים.

לאחר מכן אנחנו משקללים פנימה השפעות פנימיות, לדוגמא: מערך השיווק והפיתוח העסקי שלנו בתהליכי פיתוח, ולכן בחודש ינואר לא ייכנסו פרויקטים, בפברואר ייכנסו מעט פרויקטים, ורק באפריל נגיע לעוצמה מלאה.

יש לתכנן גם את קצב ביצוע העבודה וגם שם לקחת בחשבון גורמים חיצוניים רבים: חופשות, חגי ישראל, חגים מוסלמים ונוצריים, חופשות יזומות בגופים ממשלתיים, יש תחומים שבהם בסוף שנה יש עליה בעבודה, ובתקופה שלנו – גם השפעות סגרי קורונה.

תכנון תקציב

את התקציב אנחנו בונים בכמה מימדים, הכל בהתאם לאופי החברה ולפעילותה:

בתכנון התקציב יש להתייחס לשני חלקים עיקריים: הכנסות והוצאות.

בתכנון תקציב חשוב להכניס את הסעיפים החשבונאיים המרכזיים, כולל הכנסות מכל הסוגים, הוצאות שכר, תשלום לקבלני משנה, תשלום לפרילנסרים, הוצאות מימון, תקורות משרד, הוצאות שיווק, מכירות ופיתוח עסקי, מחשוב, ביטוחים, וכמובן גם השקעות בחברה עצמה: בציוד, לימודים, בתוכנות ועוד.

יש לתכנן את התחזית להכנסות ולהוצאות בכל חודש (כן, בכל חודש!).

בתכנון ההכנסות וההוצאות חשוב להתייחס לתנאי תשלום כמו שוטף + 60, תשלום שכר נעשה בשוטף.

יש להתייחס בתכנון התקציב לרמת מוצר/ שירות/ תחום פעילות/ פרויקט.

לדוגמא, בחברה יזמית או קבלנית אנחנו בונים תקציב פר פרויקט

יש להתייחס בתכנון התקציב לרמת מחלקה, צוות, אזור גאוגרפי.

לדוגמא: במשרדי אדריכלים ומתכננים ניתן לתכנן תקציב פר מחלקה – מחלקת בניה רוויה, מחלקת תב"עות, וכדו'.

חשוב לזכור: אם היקף העבודה גדל – העלויות הישירות יגדלו בהתאם באופן לינארי: חו"ג, שכר פועלים, ערבויות, מימון, ביטוח וכו'. גם עלויות שכר המטה והתקורות יעלו אך לא בהכרח באופן לינארי, אם אנחנו מוסיפים עוד פרויקטים לא בהכרח נצטרך לשלם יותר שכירות במשרד ולא נוסיף עוד מזכירה באופן מיידי.

מי אחראי על בנית תוכנית עבודה שנתית?

הכלל פשוט – כל מנהל מכין את התוכנית לתחום אחריותו שהוא ינהל את ביצועה.

לצד זה, חייבת להיות הנחיה מלמעלה שמכוונת את כל היחידות בחברה מה היעדים והמטרות שלהם, מהן הנחות הבסיס וכו", ולאחר התכנון חייבת להיעשות אינטגרציה בין כל היחידות כך שהכל ישתלב יחד. כן, בחברות קטנות זה יותר פשוט ובחברות גדולות חייבים שיהיו אחראים להנחיה מלמעלה למטה בתחילת התהליך ועל האינטגרציה מלמטה למעלה בסיום התהליך, כדי שתהיה תוכנית עבודה אחת ברורה ומסונכרנת.

מאחלת לכם שנת 2021 מלאה עשיה, צמיחה ושגשוג, תוכניות עבודה מעולות והגשמה מלאה שלהן.