כשאומרים למנהל "תשחרר" – איך עושים את זה?

הרבה פעמים אני שומעת שאומרים למנהלים "תשחרר" והם לא מעיזים: יש להם צוות ועובדים תחתיהם, לכל אחד יש משימות ותחומי אחריות, ובכל זאת המנהל לא ממש משחרר להם את העבודה אלא עובד ממש לצידם.

העובדים אמורים להוריד עומס מהמנהל שלהם כך שהוא עצמו לא יבצע את העבודה בפועל אלא יתפנה לניהול החברה, להגדרת יעדים, מטרות ותוכנית עבודה, לניהול השיווק, המכירות, לתכנון פיתוח עסקי של החברה, ליצירת שותפויות, לניהול פיננסי, לפתרון בעיות וכמובן לניהול העבודה עצמה.

לדוגמא: מנהל משרד אדריכלים לא אמור לשבת לשרטט תוכניות ביצוע אלא אמור לנהל את תכנון העבודה, להיפגש עם לקוחות פוטנציאלים חדשים, עם לקוחות פעילים כדי לשמרם ולקדם את העבודה וליזום פיתוח עסקי. הוא אמור לשמור על קשר עם קולגות וספקים, לנהל את הפיננסים של החברה, את הקצאת המשימות וניהול הצוות של החברה. המנהל יכול להיות מעורב גם בתכנון הראשוני וביצירת הסקיצה הרעיונית בתחילת הפרוייקט, לעקוב אחר איכות העבודה ולפתור בעיות בתכנון כאשר אלו צצות מעת לעת.

גם במשרד עורכי דין מנהל החברה אמור להוביל את החברה קדימה, לפגוש לקוחות פוטנציאלים, לשמור על קשר עם לקוחות פעילים, לקבוע את האסטרטגיה יחד עם עובדיו בתיקים חדשים, ולעקוב אחר התקדמות הטיפול השוטף בתיק של הלקוח. הוא לא צריך להיות זה שמרכז את המסמכים, לומד תקדימים ומכין את טיוטאת החוזה.

אלא שבפועל, הרבה מאוד מנהלים, לא מעבירים את העבודה לעובדים, אלא הם עובדים בעצמם לצד העובדים: מנהל משרד האדריכלים מכין תוכניות לביצוע ועורך הדין מכין במו ידיו את החוזה. כאשר אני שואלת: מה מונע ממך לבקש את זה מהעובדים? התשובה בד"כ חוזרת: הם לא עושים את זה מספיק טוב וייקח לי יותר זמן לתקן אותם מאשר לעשות לבד, ולכן אני עושה לבד.

המחיר יקר: גם החברה משלמת שכר לעובדים וגם המנהל עושה את העבודה עצמה. הוא לא מצליח להקדיש זמן לניהול החברה ולהתמקד בדברים החשובים. המנהל "חותר במשוטים" יחד עם המלחים, אבל לספינה אין קפטן שמחזיק בהגה.

 אז איך משחררים?

אתם תרגישו שאתם באמת יכולים "לשחרר" רק כאשר תדעו שיש לכם על מי לסמוך. איך מגיעים לזה?

  בחרו עובדים טובים, כאלו שיש להם ידע, או שבאו לעבוד אצלכם עם ידע וניסיון, או שאתם מכשירים אותם לתפקיד, בכל מקרה – חייב להיות להם ידע מספק כדי לעשות את התפקיד היטב. כמו כן, הם חייבים להיות בעלי אופי אחראי ולויאליים למקום העבודה שלכם, אחרת – לא תסמכו עליהם.

  למדו את העובדים "לשחק מטקות" – באחריות העובד לדווח! כאשר אנחנו משחקים במטקות בחוף הים, המטרה היא שהכדור לא ייפול. גם בעבודה, כאשר אתה "מוסר" לעובד משימה הוא חייב להחזיר לך דיווח: בוצע/ לא בוצע/ יש בעיה וצריך עזרה בפתרונה. אם העובד לא מדווח זה אומר שהוא נתן לכדור ליפול ב"משחק המטקות" ביניכם. זכרו, זו אינה האחריות שלכם כמנהלים לעקוב אחר המשימות ולבדוק שהן נעשו, אלא זו האחריות והמחוייבות של העובדים לדווח מה עשו בכל עיניין.

  הגדירו מדדים למדידת ביצועי העבודה ותוצאותיה: אם יש משהו שאתם רוצים לדעת, חשבו היטב מהו הנתון המדוייק שעליו אתם רוצים דיווח: מועדי סיום ביצוע, כמות שעות שהושקעה בעבודה, כמות לקוחות, כמות לידים, כמות פגישות, כמות חוזים, שיעור הסגירה של המכירות, אחוז הלקוחות המתלוננים, כמות חו"ג, כמות פחת, עלות פחת, קצב ייצור, מתי, מי וכו'. לדוגמא, אם אנחנו מודדים אדריכל שאחראי על שרטוט תוכניות ביצוע, מדדו כמה זמן הקדיש להכנת כל תוכנית לכל לקוח. פשוט – לרשום שעות עבודה, שם לקוח והתוכנית שהכין כל מי שמשרטט. אם אנחנו מודדים עורך דין שבאחריותו להכין חוזים, מדדו כמה זמן לקח לו להכין חוזה עבור כל לקוח. אם אנחנו מודדים איש מכירות בדקו כמה פגישות קיים השבוע, כמה צפוי לקיים בשבוע הבא, לכמה נתן הצעות מחיר, כמה שיחות מעקב הצעות מחיר ביצע, כמה עסקאות סגר השבוע, שיעור הסגירה מתוך הלידים, וכמובן – מה אחוז הרווחיות של העסקאות שלו. אם עוקבים אחר מחלקת השיווק בדקו כמה לידים הגיעו, כמה מתעניינים וכו'. זכרו – מה שלא מודדים, לא יבוצע!

 צרו כלי דיווח ושגרות דיווח: אפשר באמצעות תוכנת ניהול תהליכים משוכללת או פשוטה, או באקסל, או במייל, ואפילו בדף ועט, אבל העיקר שיהיה תהליך דיווח קבוע, עקבי ומלא.

נתונים שנרצה לנתח בחתכים שונים – כדאי לאסוף בכלים ממוחשבים. לדוגמא: במשרד בו עובדים כמה אדריכלים, כדאי לרכז את דיווח שעות העבודה באופן ממוחשב, כדי שנוכל למדוד מספר דברים: כמה שעות עבודה השקיעו כל העובדים והמנהלים באותו פרוייקט, כמה שעות עבודה משקיע עובד מסויים בכל הפרוייקטים, כמה שעות אדריכלות מושקעות בהכנת תוכניות חשמל בכל הפרוייקטים וכו'. גם את נתוני המכירות כדאי לרכז בכלים ממוחשבים, כדי שנוכל למדוד את אפקטיביות עבודת אנשי המכירות: כמות פגישות המכירה בשבוע שעושה כל איש מכירות, השוואה בין שיעור הסגירה של איש מכירות אחד לאחר, או של צוות מכירות אחד לאחר, או שיעור הסגירה של החברה במגזרים שונים, בחודשים שונים, בסמוך למבצעים בהשוואה לתקופות ללא מבצעים, רווחיות עסקה פר מגזר ועוד ועוד.

ליוויתי מנהל שרצה לקבל דיווח ממזכירתו. בסופו של דבר, מצאנו שהדרך הקלה ביותר לשניהם הוא שהיא תרשום את המשימות שלה במחברת. כל משימה שבוצעה – תסומן ב- V, וכל מה שלא סומן נשאר פתוח ויעבור ליום המחרת, ובסוף היום היא העבירה אליו ב- whatsapp צילום של הדף במחברת וכך הוא התעדכן כל יום, בהינף מבט, מה נעשה, מה נשאר פתוח ובמה עליו להיות מעורב.

  גם מנהלים צריכים לדווח: אם יש לכם ראשי צוותים, מנהלי מחלקות וכו', הם צריכים לקבל דיווחים מהעובדים שלהם ואתם צריכים לקבל דיווחים מסכמים מהם, על סך כל הפעילות שהם אחראים עליה. בארגון של כמה עשרות עובדים כבר כדאי להכניס תוכנה לניהול תהליכים ולדיווח כדי שאפשר יהיה לנתח את תוצאות הפעילות בחתכים שונים: כמות העבודה שהשקענו פר לקוח, פר קטגורית לקוחות, פר תהליך, פר צוות וכו'.

  קבעו ישיבת הנהלה פעם בשבוע: גם אם אתם רק שני שותפים, שלכל אחד יש תחום אחריות משלו בחברה, כדאי שתדווחו זה לזה מה נעשה השבוע, כל אחד בתחום האחריות שלו, על פי סט של מדדים קבועים שתסכימו עליהם ביחד. כך תוכלו לעקוב בקלות אחר הנעשה בחברה, לשתף יחד בבעיות ובפתרונן, להשתמש בהשוואה של התוצאות השבוע לשבוע שעבר כדי לוודא שיש שיפור והחברה צועדת קדימה ומתפתחת.

  נהלו גם את הזמן שלכם: גם לזמן שלכם יש סוף, וכמנהלים – זהו המשאב הכי יקר והכי מוגבל בחברה שלכם, ולכן חשוב לתעדף את המשימות שלכם. שקלו את המשקל של המשימות שלכם בשני פרמטרים, דחוף וחשוב, והחליטו על תעדופן.

אם אתם מאוד עמוסים, ולא מספיקים לפנות זמן לפיתוח עסקי של החברה שלכם, שיקלו לקחת מזכירה או עוזרת אישית שתסייע לכם לקבוע פגישות, לעקוב אחר תהליכים פנימיים וחיצוניים, ולסנן הפרעות.

 צפו קשיים בהטמעת השינוי – כאשר מנהלים יוזמים תהליך של שינוי שמטרתו להעביר אחריות אל עובדיהם וליצור תהליכי דווח ובקרה, צפויים קשיים בדרך: יהיו עובדים שיתנגדו לשינוי ולא ישתפו פעולה ונצטרך להסביר להם ולשכנעם באופן פרטני שהשינוי ייטיב גם איתם.

  התמידו והיו עקביים – אם אתם מחליטים למדוד עובד על פי סט ממסויים של מדדים, התמידו בבקשת הדיווח של הנתונים באופן עקבי, לדוגמא: שאלו כל שבוע את איש המכירות כמה פגישות מכירה הוא עשה השבוע וכמה קבועות לו לשבוע הבא. שאלו את מנהל התפעול כמה פרוייקטים בפיגור בזמני האספקה, וכו'.

  בחרו בחוכמה מערכת ממוחשבת לדיווח ביצועים – אם משלבים בחברה מערכת ממוחשבת תומכת לניהול תהליכים, לדיווח ובקרה, הטמעת מערכת זו תדרוש תשומת לב, זמן ותקציבים. אם החלטתם להטמיע מערכת כזו, בידקו היטב שהיא עומדת בציפיות שלכם ועונה לצורכי החברה, ואתם באמת תהיו מסוגלים להטמיע אותה ולא תרכשו "פיל לבן". עדיף מערכת מחשב או תוכנה פשוטה שעובדת עבורכם מאשר מערכת משוכללת שבסוף לא תשמשו בה.

אם אתם מרגישים שאתם לא ממש משחררים, עומס העבודה נופל עליכם, כל החברה על הכתפיים שלכם, אתם לא יודעים מה קורה ולא משתלטים על העבודה, אתם לא לבד, אתם מוזמנים ליצור איתי קשר כדי למצוא יחד את הדרך לשיפור וצמיחה.