הטיפים שאתם צריכים להסכמי הזמנת העבודה שלכם!

אם אתם מנהלים משרד אדריכלים, שמאים, מהנדסים, פיקוח בניה, יועצים, עיצוב פנים ועוד – תמצאו כאן טיפים חשובים לכם!

בענף הנדל"ן, שלא כמו בענפים אחרים, כדי שפרויקט בניה יקרום עור וגידים, נדרש שיתוף פעולה ועבודה משותפת של עשרות גורמים ובעלי מקצוע.

העבודה המשותפת הזו כרוכה בקשר ארוך טווח בין נותני שירותים רבים בענף לבין לקוחותיהם: משרדי עורכי דין, אדריכלים, שמאים, חברות הנדסה ופיקוח, משרדי עיצוב פנים, ועוד, יוצרים התקשרויות עסקיות עם לקוחותיהם – יזמים, קבלנים, לקוחות פרטיים, רשויות מקומיות, גופים ציבוריים ועוד.

לא מדובר בעסקה חד פעמית קטנה בסכום של 200 ₪ אלא בעסקה של עשרות אלפי שקלים עד מיליונים, ובמתן שירות מתמשך לאורך כמה חודשים, שנים ואפילו שנים רבות.

לכן חשוב מאד שייערך הסכם מסודר שיעגן את תנאי העסקה ויגן על האינטרסים של שני הצדדים.

לפעמים חשים מבוכה לנהל מו"מ על תנאי העסקה ולהחתים את הלקוח על ההסכם, במיוחד כאשר מדובר בלקוחות חוזרים שעובדים איתם שנים ארוכות ונוצר איתם קשר חברי.

ברור שרוב הלקוחות הגונים וישרים, ובמרבית הפרויקטים העבודה המשותפת מתנהלת כראוי. גם אם הלקוח מבקש לפעמים ללכת לקראתו ולהתגמש בשירותים שמספקים לו או בתנאי התשלום, סביר להניח שתלכו לקראת הלקוח ותתגמשו כדי לקדם את הפרויקט שאתם עובדים עליו ביחד.

לצד זאת, דווקא מכיוון שמדובר בסכומים גדולים ובעסקאות מתמשכות, חשוב להסדיר את תנאי העסקה מראש, לפרט את כל ההסכמות בהזמנת העבודה, להתמודד עם המבוכה ולא לוותר על חתימה מסודרת של הצדדים. זכרו שהסכמים עושים רק למקרה ויהיו חלוקי דעות משמעותיים בין הצדדים ואז… תשמחו שיש לכם חוזה חתום שמסדיר את המצב ומגן על האינטרסים של כל אחד מהצדדים.

מתוך ניסיוני הרב בתחום זה, אני מרכזת כאן טיפים חשובים למשרדי אדריכלים, שמאים, יועצים, פיקוח בניה, הנדסה, עיצוב פנים ועוד, שכדאי מאד ליישם בהסכמי הזמנת עבודה. אני בטוחה שגם נותני שירותים אחרים ימצאו כאן טיפים מועילים.

 הסכם וחתימה

• חשוב שיהיה הסכם, "הזמנת עבודה", שירכז את כל ההסכמות בין הצדדים, תנאי העסקה וכלליה. כדאי להכין מספר templates של הזמנות עבודה, בהתאם לתחומי המומחיות  השונים שלכם, בליווי עורך דין מומחה להכנת הסכמים אלו. בשוטף תוכלו להתאים את ה- template לתנאי העסקה: לעדכן את פרטי הפרויקט, המחיר, תקופת ההסכם, אבני הדרך וכו'.
• הקפידו שהלקוח יאשר את הזמנת העבודה בחתימתו.

 מו"מ רב מימדי:

• כאשר מו"מ מתמקד במחיר בלבד, מאד קשה לצדדים להגיע להבנות כי אז הדיון חד מימדי: תוריד מחיר – תעלה מחיר, תוריד – תעלה. זה מתיש ומקשה להגיע להסכמה. לכן כדאי להתייחס בשלב המו"מ לכל מרכיבי העסקה, ולנסות למצוא את אלו בהם ניתן להתפשר וללכת לקראת הלקוח, ואז יש לגיטימציה לבקש מהלקוח: הלכנו לקראתך בחלק מהסעיפים, בבקשה וותר על הורדת המחיר. לדוגמא: התגמשנו במספר השלבים ואבני הדרך, אחוזי התשלום בכל אבן דרך, מועד ביצוע כל תשלום, ריבית, ועוד.

  הנחות

• נימוק הנחה: כשאתם מתמחרים את השירות שלכם, שיקלו היטב את האיזון בין מיקסום הרווח לבין תחרותיות הצעת המחיר שלכם. לאחר שקבעתם את המחיר, אין צורך לתת הנחה. אם בכל זאת החלטתם לתת הנחה – ציינו את הסיבה להנחה, לדוגמא: הנחת לקוח חוזר, הנחה מיוחדת לבן משפחה, הנחה מיוחדת לחבר מהמילואים, הנחה לגודל בזכות הזמנת חמישה פרויקטים בו זמנית וכו'. זה יתאם ציפיות עם הלקוח שלא תמיד יהיה זכאי להנחה לגודל, וגם יאפשר לכם להסביר למי שאינו חבר מהמילואים למה אתם לא נותנים גם לו הנחה.
• הנחה לגודל: כאשר לקוח מבקש הנחה כי "כי הוא עומד להזמין מכם ארבעה פרויקטים בתקופה הקרובה", אכן, העניקו לו את ההנחה לגודל עם קבלת הפרויקט הרביעי. כאשר הלקוח מזמין ארבעה פרויקטים הוא לקוח קבוע, אתם רוצים לשמרו וסביר שתהיו מוכנים ללכת לקראתו ולתת לו הנחה במחיר הפרויקט הרביעי. לצד זאת, קורה שפרויקטים נתקעים, לא נחתמים, לא מתקדמים ואז הלקוח לא מזמין בפועל ארבעה פרויקטים. לכן הנחות לגודל – נותנים כאשר הגודל אכן מתממש בהזמנה חתומה.

  נושאים שכדאי לפרט בהסכם הזמנת העבודה

• תיאור פרטי הפרויקט: ציינו את הפרטים המדוייקים של הפרויקט בהתאם לרלוונטיות: כתובת מדויקת, שטח במ"ר, גוש, חלקה, וכל פרט מדויק רלוונטי. תארו את מטרת הפרויקט באופן כללי: תכנון בניה רוויה, תמ"א 38/1, תמ"א 38/2, פינוי בינוי, בניה צמודת קרקע, תב"ע בסמכות ועדה מקומית/ מחוזית, אישור תוספות, ניוד זכויות, בניין לשימור, כמות קומות ועוד ועוד בהתאם לאופי הפרויקט. זה מדייק את פרטי העסקה ומונע אי הבנות מצערות.
• מהם השירותים שאתם מספקים: לטובת בהירות ולמניעת מבוכה, כדאי לציין מהם השירותים הכלולים בעסקה, מה לא, וגם מהי אחריות הלקוח.
• חשוב לפרט בדייקנות מהם השירותים שהלקוח מקבל בכל שלב. זה טוב גם שיווקית, וגם יוצר תיאום ציפיות עם הלקוח, ברור לו מה התמורה והשירותים שהוא יקבל.
• מה לא כלול: ציינו מה לא כלול בעסקה במיוחד רכיבים שהלקוח עלול לטעות בהם, לדוגמה: אדריכלים רבים נוהגים לציין שהעסקה אינה כוללת תשלום עבור עבודת מודד, עבודת יועצים, הדפסת תוכניות, תשלומי אגרות וכדו'. יש מקרים שבהם כדאי לציין שההזמנה אינה כוללת הכנת תב"ע, הגשה לוועדה מחוזית ועוד. בהקשר זה, אפשר לציין שעבודה נוספת תבוצע בתשלום נוסף.
• אחריות הלקוח: באופן דומה, כדאי לפרט מהם התחומים שעליהם מצפים שהלקוח ייקח אחריות, במיוחד תהליכים המאפשרים את קידום העבודה המשותפת. לדוגמה, איזה מסמכים על הלקוח להעביר עם תחילת העבודה. בהזמנת עבודה של משרדי אדריכלים וגם של משרדי ניהול פרויקטים, כדאי לציין שהלקוח הוא האחראי לקידום עבודת היועצים בהתאם לנדרש במהלך תהליך התכנון והביצוע.

ברור שתסייעו ככל האפשר לקדם את תהליכי התכנון יחד עם היועצים השותפים לפרויקט. עם זאת, מזמין העבודה הוא הלקוח שלהם ולכן זו האחריות שלו לקבל מהם את עבודתם ולקדמה.

• תשלום מקדמה: יש לציין את סכום המקדמה המשולם עם חתימת הזמנת העבודה, על סכום זה לכסות לפחות את עלות העבודה אותה יש לבצע עד לתשלום אבן הדרך הבא. תשלום המקדמה נחשב כמעשה המסמל את סגירת העסקה ולכן כדאי להקפיד להתחיל בעבודה רק לאחר חתימת הזמנת העבודה וקבלת המקדמה בפועל.
• פריסת אבני הדרך: בקביעת פריסת התשלומים על פני אבני יש לקבוע את שיעור התשלום בכל אבן דרך בהתאם להיקף העבודה המבוצעת באותו שלב. לדוגמה, אם רוב העבודה מושקעת עד לשלב הכנת תכניות עבודה מפורטות אז יש לוודא שעד שלב זה מתקבל חלק משמעותי מהתשלום, באופן הולם. זה די הגיוני.
• שינוי לאחר אישור תכניות: כדאי לציין שכל שינוי לאחר אישור סופי של התכנון הכללי, הסקיצות, יהיה בתשלום נוסף. לשם כך, כאשר הלקוח מאשר את התכנון הכללי, עליו לחתום על אישור תכניות אלו.

מדובר בהתקשרות ארוכת טווח בין הצדדים, ואני בטוחה שאתם רוצים שהפרויקט יתקדם ויצליח, ולכן תדעו להפעיל שיקול דעת, לא תהיו קטנוניים, ולא תבקשו מהלקוח תוספת תשלום על כל שינוי מינורי. אך במקרה של שינוי מהותי – הבהרה זו מגדירה מראש זכות לתוספת תשלום הוגנת עבור העבודה הנוספת.

• תנאי התשלום: הגדירו את מועד ביצוע התשלום, לדוגמה: התשלום יבוצע תוך 4 / 7 / 30 ימים (לשיקולכם, בהתאם להסכמות עם הלקוח) ממועד הגשת חשבון. במגזר הציבורי והמוסדי בד"כ נהוגים תנאי תשלום על פני זמן ארוך יותר – שוטף + 30/ שוטף + 60 וכדו'
• סכמו מראש מה יקרה במצב של עיכוב בתשלום. ברור שאם הלקוח יבקש באופן חד פעמי לדחות את התשלום כמה ימים תשתדלו להתחשב בו. אך כדאי לקבוע מה קורה במקרה בו העיכוב מתמשך, לדוגמה: עיכוב בתשלום מעל 7/ 10/ 30 יום יישא הפרשי ריבית בסך X% והצמדה למדד (לשיקולכם, בהתאם להסכמות עם הלקוח).

• למניעת אי נעימות במהלך העבודה עם הלקוח, כדאי להבהיר מראש: ההתקדמות לשלב העבודה הבא תעשה לאחר קבלת תשלום בפועל עבור שלב העבודה הקודם.

כמובן שלא תמהרו לעצור את העבודה בכל עיכוב קל בתשלום, אך הבהרה זו חשובה למקרים של עיכוב תשלום מתמשך, חוזר וסיסטמתי.

• הפסקת ההתקשרות: מכיוון שמדובר בהתקשרות שתימשך חודשים ושנים, סביר שיקרו שינויים אצל כל אחד מהצדדים שינויים שעלולים להביא לרצון לסיים את ההתקשרות. לכן כדאי לסכם מראש מה יעשה במקרה של הפסקת עבודה.
  • כיצד תעשה העברת העבודה להמשך טיפולם של אחרים ובאילו תנאים.
  • סטטוס התשלום במקרה הפסקת עבודה: לדוגמה, הלקוח ישלים את התשלום עבור אותו אבן דרך במהלכו הופסקה העבודה.

• זכויות יוצרים: כדאי לתאר את זכויות היוצרים שלכם כמתכננים. לצד זה, חשוב לציין שללקוח יש זכות שימוש בתכניות שהכנתם עבורו, בהתאם לצרכיו.
• לאחר מכן, כדאי להבהיר שזכות השימוש של הלקוח בתכניות היא רק לטובת הפרויקט המוזמן (זה שפרטיו רשומים בפירוט בסעיפים הראשונים בהזמנה). זה ברור שללקוח אין זכות להשתמש בתכניות עבור כל נכס אחר או להעבירן לשימוש צד שלישי כלשהו.

לסיכום, כדאי לזכור שאתם מנהלים מו"מ עם מי שיהיה לקוח שלכם לאורך זמן ולכן חשוב לנהל אותו בהדדיות ובכבוד.

אני בטוחה שבמהלך עבודתכם צברתם ניסיון רב וחשוב בנוגע לעוד הבהרות רבות שכדאי לכלול בהסכם הזמנת עבודה עם לקוחותיכם.

חשוב לציין שאלו דגשים מנקודת מבט עסקית בלבד, ולא מנקודת מבט משפטית.

אינני עורכת דין ולכן כדאי כמובן להתייעץ עם עורך דין מומחה להכנת הסכמים מסחריים, שמכיר את אופי העבודה שלכם ויוכל לנסח בדרך חוקית, נכונה ואפקטיבית את הזמנות העבודה שלכם עם לקוחותיכם, כך שיענו כראוי לצורכי שני הצדדים בהגינות ובשיתוף פעולה.