אם אתם הולכים לכנס – קבלו את כללי הזהב שימקסמו לכם את התוצאות העסקיות שלכם מההשתתפות בו, ומהזמן שאתם מקדישים לכנס.
אז מצאתם כנס שמעניין אתכם וקשור לתחום הפעילות שלכם.
פיניתם את הזמן ביומן: חצי יום, יום ואולי אפילו כנס של כמה ימים.
הזמן שלנו יקר, ולכן כדאי שתמקסמו את התוצאות של ההשקעה הזו!
קבלו את כללי הזהב למקסום התוצאות שתפיקו מהשתתפותכם בכנסים:
1. חסות:
בדקו כמה חודשים מראש מהן ההצעות למגוון סוגי החסות, לפעמים תהיו מופתעים לגלות שיש חסויות שמתאימות לחשיפה שאתם רוצים וייתנו לכם יחס עלות/ תועלת ראוי. כדאי לנהל מו"מ על התנאים, ולזכור שייתכן שמחיר החסות ישתנה ככל שמועד הכנס ילך ויתקרב.
2. עיינו בשמות המשתתפים:
בכל הכנסים מפרסמים את השמות של נותני החסות, ולפעמים מפרסמים מראש באתר הכנס את שמות המשתתפים. עיינו מראש ברשימות אלו והגדירו wish list – אנשי מטרה שחשוב לכם להכיר, לפגוש, הן לשיתופי פעולה והן כלקוחות. אל תגזימו בכמות, לא תספיקו להגיע ליותר מכמה אנשים, ולכן חשוב לדייק ולדרג מראש את החשיבות של אנשי המטרה שלכם. אם יש כאלו שאתם מכירים וחשוב לכם לפגוש אותם – צרו איתם קשר מראש וקבעו להיפגש בכנס.
3. בדקו מה תוכן ההרצאות, מי מרצה:
אם כבר החלטתם לצאת מהשגרה – כדאי להפיק מכך תועלת מקצועית, לכן – בדקו והחליטו מראש לאיזה הרצאות תיכנסו. אל תבזבזו את כל היום על הרצאות, הקדישו זמן גם למינגלינג. זכרו: בשעת הרצאה או פאנל, בכניסה אולמות ההרצאות בנושאים שחשובים לכם יתרכזו גם אנשי קשר רלוונטים שהנושא חשוב להם.
4. הכינו כרטיסי ביקור:
זה ממש מעצבן להגיע ליום הכנס ואז לגלות שאין לכם מספיק כרטיסי ביקור, לכן הדפיסו מראש כמות מספקת. כדאי להצטייד גם עם כרטיסי ביקור דיגיטליים עדכניים אותם תוכלו לשלוח מיידית למי שאתם פוגשים, הם כבר כוללים את הפרטים שלכם ומידע שיווקי נוסף כולל הפניה לאתר האינטרנט שלכם, לדף הפייסבוק ועוד. אם יש לכם חומר פרסומי שרלוונטי למשתתפי הכנס – הכינו אותו מראש והביאו אתכם, וגם אותו שלבו בכרטיס הביקור הדיגיטלי.
5. הכינו הצגת עצמי מנצחת:
נסחו באופן ברור ורהוט מה החברה שלכם מציעה ומה התפקיד שלכם. ייתכן וכדאי להכין כמה נוסחים לאנשים שונים שתפגשו. חשוב שהצגת העצמי שלכם תהיה קצרה, ברורה, ממוקדת ורהוטה. אל תחסכו בתשומת הלב שתקדישו לכך, אפילו עירכו חזרות מול מראה. הכינו גם תוכן מורחב יותר למצב שבו הצד השני יתעניין וישאל מידע נוסף, הגבילו את עצמכם ל- 30-40 שניות.
6. אם אתם מגיעים עם חברים, לקוחות, ספקים או קולגות – הגיעו ביחד:
אין כמו נסיעה או טיסה משותפת כדי לחזק היכרות וקשרים אישיים, בדרך – רעננו את ההיכרות שלכם והתכוננו יחד לכנס (ראו סעיף 10).
7. מקסמו את הזמן:
אם כבר החלטתם לצאת מרצף העבודה השוטף – אז כדאי להגיע בזמן, עוד בשלב ההתכנסות, ולהישאר בכנס כל היום, כדי למקסם את ההיכרויות שתיצרו במהלכו.
8. התמנגלו! – חוק המקבילית והמשולש
ברוב הכנסים מתאפשר מינגלינג בכניסה, בלובי ובאזורים סמוכים, יש הפסקות קפה וארוחות, וזה הזמן להיכרויות: כולם רוצים להכיר אחרים, ולכן – אל תתביישו: הראו התעניינות אמיתית בזה שמולכם, הישירו מבט, הושיטו יד ללחיצה, השתמשו בהצגת העצמי שהכנתם, שילפו כרטיס ביקור ו- אתם מנצחים!
אם אתם פוגשים מישהו שרלוונטי עבורכם עסקית – עמדו מולו בעמידה מקבילה כדי שיהיה מרוכז רק בכם. אם אתם מסכמים שתפגשו – אל תתביישו, הציעו לו לפתוח יומן ולתאם במקום, כך תחסכו תיאומי מזכירות ארוכים ומיותרים.
אבל אם אתם בשיחה עם קולגה, עמדו בשתי צלעות של משולש והשאירו את השיחה שלכם "פתוחה ומזמינה" להצטרפות צלע שלישית של איש קשר שאולי אחד מכם מכיר ובמקרה יעבור לידכם. זכרו – באתם להתמנגל.
9. אל תקדישו את הזמן שלכם לאנשים שאתם מכירים היטב, קולגות ועמיתים לעבודה:
המטרה שלכם היא למקסם את הקשרים החדשים שאתם יוצרים במהלך הכנס, ולא לחזור שוב אל קשרים מוכרים. עם אלו קבעו פגישות אישיות במועדים אחרים, מחוץ לכנס, הם בוודאי ייענו בשמחה.
10. נצלו את הכח הקבוצתי:
אם אתם מגיעים עם קולגות, חברים, ספקים, לקוחות, עובדים אחרים שעובדים אתכם – נצלו את הכח המשותף שלכם: הכינו מראש Wish list – רשימת האנשים והחברות שחשוב לכם להכיר, עדכנו מראש איזה אנשי קשר טובים לכם, מיהם קשרי המטרה שלכם, כדי שתוכלו לעזור זה לזה. יותר קל שמישהו אחר מספר בשבחינו וממליץ עלינו מאשר שאנחנו נעשה את זה בעצמינו. לכן, בכנס עצמו, הציגו אחד את השני בפני אנשים שאתם מכירים, המליצו זה על זה, וספרו לאנשים שאתם פוגשים: "נמצא כאן בכנס חבר שלי …., יש לו חברה מעולה ל…., אני בטוח שכדאי לך לפגוש אותו, אפשר להכיר ביניכם?"
11. תעדו פרטים של מי שאתם מכירים:
אם אלו כרטיסי ביקור דיגיטליים אז המידע כלול. אך לרוב תקבלו כרטיסי ביקור מודפסים, ולכן כדאי לבוא עם ג'קט או מכנסיים שיש בהם שני כיסים, או עם תיק קטן שיש בו שני תאים: האחד – לכרטיסים שלכם, והשני – לכרטיסים שאתם מקבלים.
12. רשמו לעצמכם Notes:
עד סוף היום כבר יהיה לכם בלגן בזכרון ולא תזכרו מה אמרתם למי. בוודאי אם מדובר בכנס שנמשך כמה ימים, שלחו לעצמכם בווטסאפ תיעוד מסודר של כל אנשי הקשר שפגשתם, מה סיכמתם, מה אמרו לכם, ומה צריך לעשות הלאה, למשל: מנכ"ל חברת X, לבש ז'קט בורדו, סיכמנו שנקבע פגישה אצלו במשרד, לצלצל אליו ביום ראשון. אפשר גם לרשום במחברת או פנקס כרטיסי ביקור ותייקו את הכרטיסים, רשמו לכם על כל כרטיס מי הוא, מה קבעתם, מה הפעולה הבאה שאתם רוצים לעשות עם אותו איש קשר. אם אתם בעיניין רישום – כדאי להכין גם עפרון לטובת רישום על כרטיסי ביקור המצופים בלימינציה.
13. היום הכי חשוב בכנס הוא היום שאחרי. לאחר הכנס – ייזמו פניה לאנשי הקשר אותם הכרתם:
מה שתעשו לאחר הכנס ישפיע משמעותית על מיקסום התועלת שתפיקו מהכנס, לכן הקדישו לכך זמן ותשומת לב: פיתחו את הרשימות שלכם וצרו קשר עם האנשים שהכרתם, קבעו פגישות, שלחו מידע, הציעו שיתופי פעולה ועוד. אם אין לכם מספיק זמן – אל תוותרו: עברו על הרשימות ובחרו את אלו שהכי חשוב לכם לפתח איתם את הקשר והקדישו להם את מעט הזמן שיש לכם.
ליוויתי מנהלי עסקים וחברות שיישמו כללים אלו ובזכותם הובילו קפיצת מדרגה עסקית משמעותית בעקבות השתתפותם בכל כנס שהשתתפו בו, והפיקו מכך תועלת עסקית רבה.
אם יש לכם עוד שאלות על הדרך הנכונה למקסום התועלת מהשתתפות בכנסים, אני כאן לרשותכם, פשוט צרו קשר.
