כללים לניהול זמן יעיל

הרבה מנהלי חברות נדל"ן מעלים קושי בניהול זמן ביעילות, ומרגישים שהם לא אפקטיביים.
⏰ מה עושים כדי להספיק הכל?
⏰ מה הסוד לייצר עוד זמן ביום שלכם?

⏰ איך זה קשור לפארטו?
⏰ מה הסוד לניהול זמן נכון ביומן שלכם?

על נושא ניהול זמן אפקטיבי – בראיון הבא ששודר בסודות הנדל"ן.

תוכן הראיון:

סוגית ניהול זמן ביעילות הינה מרכזית וכאובה לכל מנהל חברה במיוחד בקרב חברות בענף הנדל"ן

הרבה מנהלי חברות מעלים קושי בניהול זמן ובניהול בכלל. גם כשחברת נדל"ן מצליחה נהדר בכל הקשור לשיווק ומכירות, לא תמיד מנהליה ועובדיה מספיקים לעמוד בקצב העבודה. בענף כה מורכב, עתיר שינויים, דינמי – זה דורש דריכות ותגובה מהירה של מנהלים, אבל כשהבעיה התמידית היא חוסר זמן, בקושי מספיקים לטפל במשימות הדחופות ומזניחים את השאר.

התוצאה של זה מעציבה. למעשה, ניהול זמן לא נכון מגדיר לחברה תקרת צמיחה מלאכותית. בגלל העומס על המנהלים החברה מוותרת על עוד פרויקטים, לא יכולה להגדיל היקפי פעילות הכנסות ורווח. יש מקרים שהנהלות שוקלות להפסיק עבודת שיווק כדי לעצור את זרם המכירות וכך לצמצם את קצב הגידול בעבודה ולהקטין עומס. אבל כולנו יודעים שהמשמעות היא קשה: כאשר לא ממשיכים לעשות שיווק קדימה מיד מתחילים ללכת אחורה ואחר כך צריך לעבוד מאד קשה בשיווק כדי לחזור לאותו מיצוב שבו היינו בשוק.

הכללים לניהול זמן יעיל

הכלל הראשון החשוב ביותר בניהול זמן: כדי ליצור עוד זמן – האצילו סמכויות. מה שלא מחייב ביצוע אישי שלכם ואפשר להעביר לאחרים כדאי באמת להעביר, להאציל סמכויות. לשם כך נדרשים עובדים טובים שאפשר לסמוך עליהם. ביחסים עם העובדים יש לשאוף לממש את עיקרון הפארטו: 80% מהמשימות העובד פותר עצמאית וב- 20% בלבד הוא פונה לעזרת המנהל שלו. גם ראש הצוות או מנהל המחלקה פותר 80% מהמשימות שלו ומתייעץ או נעזר במנהל החברה ב- 20% מהמשימות בלבד. אם העובדים לא טובים – אל תוותרו, אלא שדרגו, כי עובד רע עולה לכם כפול: אתם גם משלמים לו שכר והוא גם גוזל ממכם זמן ניהול, אך מכיוון שהוא לא מבצע את מרבית המשימות שלו עצמאית, אתם בסופו של דבר מבצעים את העבודה במקומו.

הכלל השני הוא שככל שלמנהל יש יותר צוות בניהולו כך הוא חייב להיות יותר עסוק בניהול, קבלת החלטות ובתקשורת, ופחות בעבודה עצמה. כאשר מדובר ביותר מכמה עובדים בודדים יש להגדיר ראשי צוותים שמנהלים את העובדים, ליצור נהלים, מדדים ושיטות דיווח כדי לשלוט בחברה ולדעת מה קורה בעבודה השוטפת, גם אם אתם לא עושים אותה ישירות.

הכלל השלישי בניהול זמן אפקטיבי הוא לתעדף משימות: תעדוף נכון משקלל שני פרמטרים: חשיבות ודחיפות. ככל שתדעפו יותר נכון ומדוייק יותר כך נדרשו לטפל פחות בדחוף ותפנו יותר זמן לדברים החשובים בסדר יומכם. למה? כי אתם, או הצוות שלכם, טיפלתם מראש במה שדחוף וכך אתם לא מגיעים לרגע האחרון אלא במקרים חריגים.

הסיבות לכך שמנהלים לא מספיקים כלום

לפני הכל, אני מציעה לעשות חישוב פשוט – כמה זמן עבודה יש למנהל. אם יש לדוגמא, 10 שעות ביום, כפול 5 ימים בשבוע, סה"כ יש לו 50 שעות עבודה בשבוע. אלא שאם מתכננים עבודה בכל ה- 50 השעות האלו – פגישות, נסיעות, ישיבות, ועוד, לא נשאר זמן לדברים השוטפים והחשובים.

הכלל לניהול זמן נכון בנושא הזה הוא פשוט: יש "למלא את היומן" במשימות מתוכננות ב- 50%, מקסימום 70% מזמן העבודה שלכם, ואת יתר הזמן – להשאיר פנוי לטיפול בדברים בלתי צפויים, לקוח צריך משהו דחוף, עובד חולה ועליכם 'לפזר' את העבודה שלו בין האחרים, הזדמנות עסקית שאתם צריכים להגיב לה בזריזות, וגם בניהול השוטף כמו שיחות טלפון עם לקוחות, לענות לשאלות עובדים, להשיב למיילים ועוד. אם לא תשמרו על כלל זה תמצאו את עצמיכם עובדים עוד שעות בערב ובלילה ולמעשה, מוסיפים את ה- 50% החסרים לזמן העבודה שלנו.

תשתית מעשית לניהול זמן יעיל

הבנו שחשוב לנהל זמן, להאציל סמכויות, לתעדף משימות ולתכנן את הזמן בחוכמה.

באופן מעשי, חשוב לתכנן את הזמן ביומן ושהתכנון יהיה מול העיניים שלכם. לכן נח והגיוני שתנהלו את הכל באופן ממוחשב וזמין בסלולרי. ובכל זאת, אם מנהל מצליח שהיומן יהיה איתו בכל מקום אז זה בסדר.

חוץ מיומן, כדאי שתרשמו מראש את המשימות שלכם, תעדנו כל הזמן ותמחקו את מה שעשיתם. זה כיף ונותן תחושת הישג ושליטה.

כדאי לקבץ משימות דומות: להקדיש זמן למענה למיילים, אחר כך זמן להצעות מחיר, אחר כך זמן לשיחות טלפון. לא לעבור מסוג אחד ש משימות לאחר מכיוון שזה מתיש את המחשבה ומקטין את הריכוז שלכם.

כדאי לתכנן שיחות טלפון לנסיעות. גם אם מישהו מצלצל אליכם אפשר לבקש: אני יכול לחזור אליך עוד חצי שעה מהדרך?

זכרו כי ניהול הזמן ביעילות הוא מפתח להצלחה שלכם כמנהלים ולהצלחת החברה שלכם. לכן – השקיעו בכך זמן, אנרגיה ותשומת לב.