אתה שונא גביה? כך תגבה תשלום בקלות מהלקוחות שלך
להרבה מנהלי עסקים קשה לגבות תשלום מהלקוח שלהם. זה נכון במיוחד בעסקים אשר מספקים שירות ללקוח, שבו "זמן האספקה" ללקוח הוא יותר עמום ולא ברור, או שאף נעשה בשלבים, לדוגמא: קבלן שיפוצים, תוכנית טיפול אצל רופא שיניים, שירותי גרפיקה ועוד.
יש ענפים שמקובל בהם תשלום של שוטף + 30 ואפילו +90, וכך אני פוגשת מנהל עסק שהוא והצוות שלו עסוקים בגביה וברדיפה תמידית אחר התשלום מהלקוחות.
אתה, כבעל העסק, משקיע את כל תשומת הלב שלך והמשאבים של העסק שלך בלקוח, ובסופו של תהליך נתקל בלקוח שמתחמק מהתשלום. זה מעצבן ומעכיר את היחסים שלנו עם הלקוח.
אבל רגע, כשאתה ואני נכנסים לחנות לקנות מוצר, ברור שלא נוכל לצאת מהחנות עם המוצר מבלי לשלם עליו, נכון? אז למה זה לא קורה גם אצלינו?
זה כן יכול לקרות גם אצלינו, זה עיניין של בנית תהליכי גביה מסודרים, ושיקוף נכון שלהם אל מול הלקוח עוד בשלב סגירת העסקה.
הדרך הנכונה לבנות את התהליך היא:
1. להגדיר מראש תהליכי תשלום וגביה ברורים לכל מוצר או שירות שאתה מספק. לדוגמא: קבלן שיפוצים יגדיר שהוא גובה 25% ביום החתימה, 50% לאחר חודש/ חודשיים (בד"כ – אמצע השיפוץ), ועוד 25% לסיום הפרוייקט. את הצ'קים יש לקחת מראש או לתאם ציפיות עם הלקוח שבמידה והתשלום לא יתקבל, העבודה תיעצר. רופא שיניים יכול לגבות מראש תשלומים שישולמו במשך כל תקופת הטיפול, לדוגמא: אם תוכנית הטיפול היא למשך 4 חודשים, הלקוח יוכל לשלם ב- 4 תשלומים.
2. הגדר מראש גמישויות שתאפשר ללקוח במסגרת התהליכים שקבעת, למשל: לפרוס ל- 6 תשלומים במקום ל- 4, בתנאי שישלם בכרטיס אשראי. לדחות תשלום אחד בחודש, בתנאי שאת הראשון ישלם במזומן, וכו'.
3.קבע מראש גבולות להענקת אשראי ללקוחות: אם מדובר בלקוחות קבועים וחוזרים, לדוגמא – עסק סיטונאי, חשוב להגדיר כיצד בוחנים את הלקוחות ומגדירים להם מסגרת אשראי. אין לתת לכל לקוח עסקי חדש שלכם קו אשראי מבלי שאתם יודעים עליו דבר! כיום קיימות מערכות מידע שניתן לברר מה המצב הפיננסי של העסק ומה מוסר התשלומים שלו. אפשר להגדיר שעסק חדש משלם במזומן, ורק לאחר תקופה שבה אנחנו רואים את היקפי העבודה שלו נקצה לו קו אשראי צנוע שאותו נוכל להגדיל בהדרגה, לאחר היכרות לאורך זמן.
4. צור מנגנוני גבייה קבועים: אם אתה מספק ללקוחות שלך שירות מתמשך, למשל – תמיכה בתוכנה, מנוי חודשי, חשוב לגבות את התשלום החודשי בהוראת קבע בכרטיס אשראי, או בהוראת קבע בבנק, או בתשלום חד פעמי מראש לשנה. אין בשום פנים להשאיר את התשלום תלוי בגביה אקטיבית שלך, זה מקור לבעיות אינסופיות. בנוסף, כדאי להתייעץ עם עורך דין כיצד להגדיר במפורש, כבר בשלב ההתקשרות עם הלקוח, שעיכוב התשלום החודשי על ידי הלקוח במשך יותר מחודש יאפשר לך להפסיק את מתן השירות, התמיכה, התחזוקה, ושאתה כספק השירות לא תהיה אחראי לתוצאות הפסקת השירות ללקוח.
5. הצג ללקוח בבירור את תנאי העסקה: כבר במועד סגירת העסקה עם הלקוח חשוב שתשקף ללקוח כיצד ישלם, באיזה מועדים, מהם הסכומים, ובאיזה אמצעי תשלום יוכל לשלם. כאן נכנס המקום שקשה להרבה בעלי עסק: חוסר נעימות, חשש לאבד את העסקה ועוד רגשות מונעים מבעל העסק לייצר את הבהירות הזו מול הלקוח שלהם. בשלב הזה כדאי שתזכור: אתה מספק שירות טוב, מוצר איכותי, יחס אישי ואמינות, ובתמורה מגיע לך לקבל תשלום הוגן, זה יקל עליך ליצור את ההסכמות האלו מראש וללא חשש.
6. אסרטיביות: כלי נוסף זה מאפשר לגלות אמפטיה כלפי לקוח שמבקש גמישות והתחשבות, להקרין ללקוח הקשבה לצורך שלו, ומצד שני – עליך להגן על העסק שלך מפני חשיפה פיננסית מיותרת. כאן המקום להשתמש ביצירתיות ובמנגנוני הגמשויות שקבעת לך מראש, ולהציע ללקוח פתרון במסגרת הזו.
חשוב לזכור, אתה כבעל עסק מחוייב לנהל את העסק שלך באחריות ובזהירות, תוך ניהול נכון של התזרים והרווחיות. לכן אין מקום לחשיפה פיננסית ולסיכון שלא תקבל את התשלום בזמן.
אם אתה מרגיש שקשה לך לגבות מהלקוחות שלך את התשלום בזמן, אתה והעובדם שלך עסוקים ברדיפה מתמדת אחר גביה מלקוחותיך, הינך מוזמן לפנות לקבלת ליווי וייעוץ עסקי אשר יסייעו לך לבנות תהליך גביה נכון אשר יגן עליך מפני חשיפה פיננסית מיותרת ויאפשר לך לקדם את העסק שלך לצמיחה ולשגשוג.
