רוצים לצמוח ולהגדיל רווח? תתחילו למדוד! על השימוש במדדי ביצוע, KPIs
המציאות העסקית בענף הנדל"ן דינמית וחוסר הוודאות גבוה. לכן חברות בענף הנדל"ן חייבות להיות מאוד ממוקדות, להשתמש במדדי ביצוע למדידת העמידה שלהן ביעדים ובהשגתם, כדי להשיג צמיחה ושיפור ברווחיות.
איך מודדים מדדי ביצוע – KPIs?
איך מיישמים את השימוש במדדים ומטמיעים אותו?
על כל אלו ועוד בריאיון שלי במוסף סוף השנה של דה מרקר נדל"ן שיצא לכבוד ועידת הנדל"ן.
תוכן הריאיון:
רוצים לצמוח ולהגדיל רווח? תתחילו למדוד!
ראיון עם טליה שפירא, יועצת עסקית בכירה, מומחית בליווי חברות בענף הנדל"ן, בנושא שימוש במדדים ככלי ליצירת צמיחה עסקית וגידול ברווח, וכיצד מיישמים את השימוש במדדים ככלי ניהולי אפקטיבי | נעם גל
טליה שפירא, חברות רבות בענף הנדל"ן בונות בימים אלו את התוכנית השנתית שלהן לשנת 2020 ורוצות לשפר את הפעילות העסקית ולהגדיל הכנסות ורווח. מניסיונך, איזה כלים יכולים לעזור להן להשיג מטרות אלו?
אכן, סוף השנה היא באמת תקופה נכונה לבנות את תוכנית העבודה לשנת העסקים הבאה ובמסגרתה להגדיר את יעדי החברה ומטרותיה. בהקשר הזה אני רוצה לציין את אחד הכלים החשובים להשגת שיפור בפעילות העסקית והוא השימוש במדדי ביצוע, ה- KPI – Key Performance Indicators.
מדוע מדדים אלו כל כך חשובים?
ענף הנדל"ן עתיר שינויים, דינמי, חשוף לרגולציה כבדה ולהשפעות כלכליות חיצוניות. לכן, בסביבה סוערת כזו, חברה לא יכולה להסתפק בהגדרת מטרות ויעדים, אלא היא חייבת להיות מאד ממוקדת ולמדוד את העמידה ביעדים ובהשגתם, כדי להשיג צמיחה ושיפור ברווחיות.
בשוק כל דינמי, מה שהנהלת החברה לא תמדוד – החברה לא תצליח לשפר, ולכן חשוב מאד למדוד את מה שחשוב לחברה לייעל ולשפר. כאשר מנהלים נעזרים ב- KPIs, מדדי ביצוע, זה מאפשר להם הגדיל הכנסות ורווח, לזהות צווארי בקבוק, להציף בעיות, לאתר מחסור בכלי עבודה חיוניים, להתייעל ועוד, וכך להגיע לשיפור מתמיד.
בנית מדדי ביצוע
זה נשמע הגיוני, איך משתמשים במדדי ביצוע?
הגדרת המדדים נבנית בכמה שלבים.
השלב הראשון – על הנהלת החברה להגדיר בתוכנית העבודה השנתית מהן המטרות החשובות לחברה לשנה הבאה. לדוגמא: הגדלת הכנסות ב- 30%, או צמצום זמן העבודה על פרויקט ב- 20%, או הקטנת הוצאות שכר ב- 10% ועוד.
השלב השני – מתוך מטרות העל גוזרים את ה- KPIs, המדדים הרלוונטים. לדוגמא: כמה הצעות מחיר החברה נתנה, סך כמות המכירות, סכום עסקה ממוצע, אחוז הסגירה ועוד. או כמות השעות המוקדשות לכל שלב בפרויקט, או עלות השכר בכל מחלקה ולכל עובד וכך הלאה.
על ההנהלה לתכנן ולהגדיר את היעדים בכל מדד בכל נקודת זמן. לדוגמא, אם רוצים להגדיל את ההכנסה השנתית ב- 30% אז סביר שהיעד לאמצע השנה יהיה גידול בסך 15%, ומתוך כך מגדירים את היעדים הרבעוניים והחודשיים לגידול בהכנסות.
שפירא מוסיפה כי יש לשים לב שיעד חייב להיות מאתגר אך אפשרי, בר השגה. לדוגמא, אם סך המכירות בחודש אחד היה 5 מיליון ₪, אז יעד מאתגר לחודש הבא יכול להיות 5.5 – 6 מיליון ₪, אבל סביר שיעד של 10 מיליון ₪ אינו בר השגה. תפקיד ההנהלה לעודד את הצוות ולהציב לו יעדים מאתגרים אך לא לייאשו.
זה נשמע פשוט, אך לא כל דבר אפשר למדוד. איך ניתן למדוד איכות תכנון של אדריכל, איכות פיקוח של חברת פיקוח באתר?
אכן, על המדדים להיות ברורים וניתנים למדידה ולבקרה. לא ניתן למדוד באופן ישיר את איכות העבודה של אדריכל, של עורך דין, או של מהנדס, אבל בהחלט אפשר למדוד עמידה בזמנים, כמות טעויות, אפשר לעשות פעם בשנה סקר שביעות רצון לקוחות, וכמובן שיש גם משקל לחוות דעת מנהל.
בעניין זה שפירא מסבירה: לפעמים חברות משתמשות בהערכת מנהל כמדד מרכזי אפילו יחיד. זו הטיה שנותנת להערכת המנהל משקל כבד מידי. חשוב שלכל עובד יהיה סט של מספר מדדים שעל פיהם הוא יימדד והערכת המנהל תהיה חלק מהם, ומשקלה לא יעלה על כ- 20% מסך כל המדדים.
יישום השימוש במדדים והטמעתו
איזה כלים את מציעה כדי לרתום את העובדים להשגת היעדים?
ראשית, על ההנהלה לוודא שיש לכל אחד בחברה את הכלים לעמוד ביעדים שלו. לדוגמא, כדאי שאיש המכירות יצוייד בכלי שיווק ומכירה.
שנית, ניתן להגדיר תגמול על עמידה ביעדים, המשקפים את מטרות החברה, על מנת "לגייס" את העובדים. עובד צריך לדעת לא רק מה מצפים ממנו ואיך הוא נמדד על כך, אלא גם מה התגמול האישי עבור מאמציו ולפעמים גם תגמול צוותי – כאשר נדרש שיתוף פעולה קבוצתי.
עם כל החשיבות שיש למדידה, למרות זאת, בהרבה חברות בענף יודעים שצריך למדוד את העמידה ביעדים ובכל זאת הנהלות מוותרות על זה. למה זה כל כך קשה ליישום?
לכל מנהל יש יעדים, בין אם ההנהלה הגדירה אותם עבורו, ובין הוא כמנהל הגדיר אותם לעצמו. בנושא זה קיים כלל מאד חשוב: אם המנהל נמדד על ביצוע אז גם העובדים שלו צריכים להימדד על כך, אחרת לא נשיג את היעד. לכן כל מנהל חייב להגדיר יעדים לכל אחד מעובדיו, ולמדוד כל אחד בחברה, וכך כל אחד יכול למדוד את השיפור שלו ביחס לעצמו, ביחס ליעדים שלו וגם בהשוואה לאחרים.
חשוב מאוד להיות מעשיים ולהגדיר תדירות למדידה, לדוגמא, הגיוני שנמדוד מכירות אחת לחודש, בכל 10 לחודש, סביר שחברה תבצע סקר למדידת שביעות רצון לקוחות פעם בשנה, ונקבע את מועד הסקר בכל חודש ינואר.
לסיום, שפירא מדגישה: "חשוב מאוד לקבוע איך מודדים, מי מודד, עוקב ומדווח למנהלים. ככל שהתהליך יהיה יותר קבוע ואוטומטי כך למנהלים יהיה יותר קל להשתמש ב- KPIS ביתר יעילות.
זה השלב שבו הרבה פעמים מוותרים: "אין לנו מערכת ממוחשבת לאיסוף הנתונים ולניתוח שלהם", "העובדים לא ישתפו פעולה" וכד'. ואכן, לפעמים צריך לעדכן מדד כזה או אחר כדי להקל על היישום, לפעמים הרישום והמעקב יעשו ידנית ולא באמצעות המערכת האידיאלית. אך אם המדידה והמעקב יהיו מספיק חשובים למנהלים – זה ייעשה".
