נהלים? תעזבי אותי מזה! או – 7 כללים לבנית נהלים נכונה
פעמים רבות אני נפגשת עם מנהלי חברות שהאתגר שלהם הוא פשוט לעשות סדר בחברה ולעצור לרגע לטובת בנית נהלים.
ההנהלה מודה: מה שמגביל אותנו להמשיך לצמוח זה פשוט לעשות סדר ולבסס עבודה שיטתית בחברה, אנחנו מכבים שריפות כל היום.
הרבה פעמים החברה התחילה כחברה קטנה, בניהול רזה ואינטואיטיבי, עם השנים החברה גדלה, נוסף צוות במטה, אבל שיטות הניהול נשארו ספונטיות.
כאשר מגיע הרגע בו אני מציעה, בין יתר הדברים, לבנות נהלים לחברה, התגובה היא בדרך כלל: אנחנו לא חברה כזו גדולה, זה מיותר!
זה נכון שבחברות קטנות ובינוניות כדאי להתמקד ביצירת נהלים לתהליכי העבודה המרכזיים, ואין צורך להגדיר נוהל לכל תהליך שולי.
אך כדאי להדגיש: גם בחברות קטנות ובינוניות בנית נהלים היא כלי חיוני ליצירת הצלחה עסקית.
אלו כמה מהתועלות בבנית נהלים:
נהלים יוצרים תיאום ציפיות אחיד ומשותף בין בעלי המניות, המנהלים והעובדים בחברה.
נהלים יוצרים תהליך עבודה אחיד וברור לכל השותפים בביצוע תהליך העבודה
נהלים מאפשרים להגדיר לכל פעולה או תהליך איך נמדוד אותם ומה ייחשב כעבודה טובה
נהלים יוצרים יעילות, לא צריך כל פעם לחשוב איך לעשות את התהליך, אלא יש דרך אחת ברורה
נהלים מאפשרים להכניס עובד חדש או להעביר תהליך מעובד לעובד בדרך קלה ויעילה
נהלים מאפשרים למנהלים להצליח להוביל את החברה תוך ניצול יעיל של זמן ותשומת הלב.
איך עושים את זה?
קבלו 7 טיפים לבניה נכונה של נהלים:
1️⃣ Focus:
התמקדו בתהליכי העבודה המרכזיים והחשובים בחברה. זכרו שכאשר תייצרו סדר בתהליך אחד, זה ייצור סדר גם בכל התהליכים שמשיקים לו
2️⃣ Realistic:
בנו נוהל לתהליך עבודה קיים ומציאותי, אל תמציאו בנוהל תהליך עבודה חדש, תאורטי שלא יעבוד בשטח
3️⃣ WH:
כל נוהל חייב לכלול תשובות לשאלות WH: מי עושה, מה עושה, מתי עושה, מיהם הממשקים שמולם הוא מבצע את העבודה, טיפול במקרים חריגים, מי מקבל החלטות בכל מצב.
4️⃣ Control:
כן, בכל נוהל חייבים לכלול גם איך תעשה הבקרה על העבודה הזו, הגדירו מדדים, ושיטות בקרה, מדידה ודיווח
5️⃣ Chartable:
בנו את הנוהל כך שאפשר יהיה לחלץ ממנו תהליך עבודה ברור.
6️⃣ Keep it simple:
כתבו בשפה פשוטה כך שכל עובד בחברה יבין את התהליך ואת הנוהל וידע לפעול לפיו. שימרו את המשפטים הארוכים ואת השפה הטכנולוגית למאמרים שלכם.
7️⃣ Boundaries:
בבנית נהלים הגדירו מראש מהם גבולות התהליך, אל תנסו להכניס בנוהל אחד את כל העבודה שנעשית בחברה.
אם אתם רוצים לעשות את זה שיטתי, אתם מוזמנים ליצור קשר, נשב על קפה ויחד נעשה לכם סדר בחברה.
