כללים לניהול מו"מ, חלק א' – הערכות לקראת מו"מ
במו"מ יתרחשו המון מהלכים ותהליכים לא צפויים, ועליכם יהיה להגיב נכון בזמן אמת. לכן, ככל שתתכוננו לקראתו טוב יותר, כך תוכלו להגיב נכון ולנצל כל מהלך לטובתכם.
אנחנו מנהלים מו"מ גלוי וסמוי בנקודות זמן רבות, ומול אנשים רבים בחיינו, הרבה יותר ממה שאנחנו חושבים:
- עם לקוחות
- עם מתחרים
- עם שותפים בעבודה.
- עם שותפים עסקיים
- עם עובדים
- עם מנהלים שתחתינו ועם המנהלים שלנו
- עם מקבילים אלינו
- עם ספקים.
- עם רשויות מקומיות, ממשלה ומוסדות רבים
- ואפילו עם המשפחה ואחרים: בן/ בת הזוג, ילדים, החברים והמורים שלהם, חברים שלנו….
במאמר הקודם סקרתי את הטעויות הנפוצות בניהול מו"מ. מכיוון שאנו מגיעים לנקודות מו"מ לעיתים קרובות, חשוב שתוכלו לנהל מו"מ בהצלחה ולהשיג את המטרות החשובות לכם. לפעמים מדובר בעסקה קטנה, קצרת טווח ופשוטה ולפעמים בעסקה גדולה, מורכבת ומאוד חשובה לכם. גם בעסקאות קטנות כדאי לתת תשומת לב לשלב ההכנה, הוא יתרום למקסום התוצאות ולכן כדאי לתת לכך תשומת לב.
ובכן, ניהול מו"מ מתחלק לשלושה שלבים:
- הכנה לקראת מו"מ
- ניהול המו"מ עצמו
- סגירת המו"מ
במאמר זה נדבר על השלב הראשון – שלב ההכנה לקראת מו"מ.
1. שאלות שחשוב לענות עליהן
- האם אתם בכלל מזהים שאתם בתהליך מו"מ?
- האם הוא הכרחי?
- האם אתם חייבים לנהל את המו"מ עם הגוף הזה (הלקוח הזה, הספק הזה, העובד הזה)
2. הערכות תפעולית
- בדקו איזה כלים, מידע, חומרים, אנשים וכדו' אתם צריכים כדי להצליח במו"מ והכינו אותם מראש
- למדו את המוצר או השירות נשוא המו"מ, השוק, המתחרים, המחירים הנהוגים, פרטי עסקאות אחרונות שנעשו בשוק וכו'.
- בדקו האם המו"מ יתנהל בשיחה טלפונית או בפגישה
- בדקו היכן תתקיים הפגישה והכירו את המקום
- בדקו מראש כמה זמן צפוי להימשך המו"מ, האם המו"מ יתקיים במפגש אחד או במספר מהלכים
- תכננו מראש מי הצוות שישתתף אתכם במו"מ, איך לחלק את התפקידים ביניכם בכל שלב בהתאם ליתרונות ולחולשות של כל אחד.
3. לימדו את הצד השני למו"מ
- מה הצרכים של הצד השני:
- צרכים גלויים וצרכים סמויים
- צרכים של הגוף שמולו מתנהל המו"מ ושל האדם שאיתו יתנהל המו"מ
- לימדו כל דבר אפשרי על האדם שמולו יתנהל המו"מ:
- שם מלא שלו, כינוי,
- מה התפקיד שלו
- מה המעמד שלו בתוך הארגון שלו
- מהן הסמכויות שלו, האם הוא מקבל ההחלטה הסופית, אם לא – מי כן?
- פרטים אישיים: גיל, ניסיון מקצועי, אופי, סגנון התנהגות, תחביבים ועוד.
- יכולות ניהול המו"מ והסגנון שבחר ליישם במו"מ קודמים
- עד כמה הוא גמיש או נוקשה במו"מ
- מה הסיבה שבחרו דוקא בו לנהל את המו"מ איתנו? האם יש מישהו אחר שיכלו לבחור?
- רשמו לכם מה אתם לא יודעים על הצד השני – גם על האדם וגם על הגוף שהוא מייצג.
- לימדו את התרבות ממנה בה: מדינה, חברה ותרבות ארגונית פנימית
4. תכננו טקטיקה
- הגדירו את המטרות שלכם לכל שלב במו"מ
- תרחיש הקטסטרופה: שאלו מה יקרה אם המו"מ לא יצליח? האם נוכל לחזור למו"מ זה שוב לאחר הפסקה? מה הנזק שייגרם לחברה שלכם – כלכלית, עסקית, תדמיתית, התייחסו גם לנזק ישיר וגם לנזק עקיף.
- החליטו מראש האם אתם רוצים לתפוס עמדת עוצמה וכח או להיתפס כחלשים, וותרנים ונוחים להשפעה
- רשמו את הנקודות המרכזיות עליהן חשוב לכם לדון ולסכם במהלך המו"מ
- הגדירו את הנקודות שאתם רוצים להצניע במהלך המו"מ ולדחות את הדיון עליהן רק לסופו
- קיבעו סדר עדיפויות: מה מאוד חשוב לכם, ועל מה אין לכם בעיה לוותר, על מה תהיו מוכנים לוותר, עד כמה לוותר, איך לוותר ומתי
- רשמו האם הוויתור הוא אמיתי או מלאכותי, ואיך תציגו אותו במהלך הדיון
- קבעו מהם שלבי המו"מ הרצויים לכם והעריכו מה יהיו שלבי המו"מ של הצד השני
כעת, כאשר התכוננתם למו"מ כראוי, אספתם מידע ותכננתם מהלכים – אתם מוכנים לצאת לדרך ולהתחיל במו"מ עצמו.
